El secretario del consejo, figura clave en la empresa familiar

El secretario del Consejo de Administración

Funciones del secretario en el consejo de administración


El gobierno de la empresa familiar, a diferencia del gobierno de otros tipos de empresas, debe atender al hecho diferencial de que la continuidad de la propiedad y el control del gobierno de la empresa pretenden mantenerse en manos de la familia. Por este motivo, al trabajo sobre los temas comunes de buen gobierno corporativo estrictamente empresarial, se une la necesidad de desarrollar buenas prácticas de gobierno en lo que toca también la familia. El enfoque específico de este despacho se centra, sobre todo, en las buenas prácticas de gobierno de la familia empresaria, y más específicamente, en el órgano que las pone de manifiesto y desarrolla: el consejo de familia.

Hoy sin embargo vamos a tratar de la figura del secretario del consejo de administración, su importancia y funciones.

 

La presencia del secretario en el consejo


Me gustaría, en primer lugar, recordar cuáles son las funciones que desempeña el Secretario en el Consejo de Administración. Y digo recordar porque en muchas ocasiones nos olvidamos de que esta es una figura clave que a menudo infravaloramos.  

La presencia del secretario en el consejo nos sirve en principio para confirmar el buen funcionamiento del órgano de administración de la empresa familiar.
Sus aportaciones son muy valiosas no solo en lo que se refiere a las propias obligaciones de información y participación de los consejeros, sino también en lo referente al control de las posibles operaciones de los administradores con la sociedad o en la prevención ante eventuales acciones  de responsabilidad de los administradores.


Consejo de administración como pieza clave en el sistema de gobierno de la empresa familiar 

 

Sentadas las bases de su importancia para el buen gobierno de cualquier empresa y de que su actuación en el consejo de administración es fundamental  para todo el sistema de buen gobierno es importante también especificar también cuáles son las funciones específicas del  propio Consejo de Administración de la Empresa Familiar.

 

Las funciones específicas del consejo de administración


El consejo de administración es en esencia el encargado de entender la
misión que la familia confiere a la empresa, la traduce en un plan estratégico y vela por que la dirección lo ejecute. También es el órgano que debe adoptar las decisiones más importantes para el futuro de la empresa, gestionar algunos elementos de la comunicación corporativa y defender los intereses de los accionistas minoritarios.

Esta definición teórica de sus principales competencias es muy clara y fácil de entender. Sin embargo, no es extraño encontrar familias y empresas en las que no se respeta. A menudo la familia intenta realizar el plan estratégico, intenta controlar a los directivos, o los consejeros se convierten en directivos en la sombra, o el consejo de administración es sólo un órgano virtual que no funciona. Todas estas situaciones son frecuentes y constituyen una enorme fuente de conflictos.

El secretario del Consejo 

Dentro de la estructura del consejo de administración, junto con las funciones del presidente, es especialmente relevante el papel del secretario del consejo. De conformidad con lo previsto en la Ley de Sociedades de Capital, el secretario puede ser miembro o no del órgano de administración (en este último caso se trataría de un secretario no-consejero).

Cuando se cuenta con un profesional externo para el desarrollo de la secretaría del consejo, generalmente abogado, en la misma persona podrían coincidir las funciones propias de secretaría (llevanza de los libros societarios, redacción, con el visto bueno de la presidencia, de las actas de los órganos societarios, emisión de certificados, etc.) junto con las de letrado asesor del órgano de administración, encargado de asesorar al órgano y velar por el cumplimiento de las estipulaciones estatutarias y legales, en relación con la forma y, en lo que se someta a su consideración y tenga transcendencia jurídico/societaria, del contenido de los acuerdos del órgano de administración.

Función de secretario del consejo de administración en la empresa familiar

Según la ley de sociedades de capital, en su artículo 529, 31/2014 del 3 de diciembre, la figura del secretario del consejo de administración está regulada por ley en cuanto a funciones y responsabilidades.

Artículo 529 secretario del consejo de administración:

1. El consejo de administración, previo informe de la comisión de nombramientos y retribuciones, designará a un secretario y, en su caso, a uno o a varios vicesecretarios. El mismo procedimiento se seguirá para acordar la separación del secretario y, en su caso, de cada vicesecretario. El secretario y los vicesecretarios podrán o no ser consejeros.

2. El secretario, además de las funciones asignadas por ley y los estatutos sociales o el reglamento del consejo de administración, debe desempeñar las siguientes:
a) Conservar la documentación del consejo de administración, dejar constancia en los libros de actas del desarrollo de las sesiones y dar fe de su contenido y de las resoluciones adoptadas.
b) Velar porque las actuaciones del consejo de administración se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna.
c) Asistir al presidente para que los consejeros reciban la información relevante para el ejercicio de su función con la antelación suficiente y en el formato adecuado.

 


Obviamente cada empresa familiar es distinta y la organización de su gobierno corporativo debe adaptarse a cada caso, pero es fácil concluir que en la empresa familiar pueden darse determinados factores que pueden hacer que la labor del secretario se diferencie de su asesoramiento para aquellas empresas que no cuentan con esta condición.

 

Circunstancias que el secretario del consejo de administración ha de tener en cuenta en la empresa familiar 

En nuestra opinión, algunas circunstancias, más habituales en la empresa familiar, hacen que la labor del secretario exija de una especial atención. Destacamos algunas de ellas: 

 



Cuando hay miembros de la familia que realizan labores de gestión

 

Uno de los caracteres definitorios de la empresa familiar es la existencia de miembros de la familia propietaria que, al mismo tiempo, desarrollan tareas ejecutivas en la compañía. Esto conlleva que, a la tradicional existencia de información asimétrica entre los directivos y el órgano de administración, hay que añadir los componentes propios de la relación de parentesco entre consejeros “gestores” y aquellos miembros de la familia que son únicamente miembros del órgano de administración. Esto puede introducir matices en cuanto a la existencia de relaciones de confianza (cuando la relación familiar es bien avenida) o de desconfianza (cuando la relación es mala). Esta circunstancia puede ser más notable en las empresas familiares ya que, aunque no hay que desmerecer el elemento de relación personal entre los administradores de sociedades que no tienen el carácter familiar, no cabe duda que este es de menor intensidad.

 

Cuando hay miembros del consejo con menor experiencia o con ausencia de formación en materia empresarial

 

En los últimos tiempos, y de la mano de las asociaciones y escuelas de negocios que ponen sus ojos en la empresa familiar, la mayoría de las empresas familiares cuentan con órganos de administración donde sus miembros se han formado para el desarrollo de su función. No obstante, en la actualidad, es frecuente que en las empresas familiares encontremos a consejeros que son nombrados por representación del capital propietario de la entidad (no tienen necesariamente una vocación empresarial, si bien han adquirido una participación, en ocasiones no pequeña, por su pertenencia a la familia empresaria). En caso de que esto suceda podrían existir consejeros que, o bien no se dedican a tiempo completo a tareas empresariales, o bien no cuentan con la experiencia en materia empresarial y tengan dudas sobre la trascendencia y profundidad de las decisiones que han de adoptarse en sede del consejo de administración (inclusive la trascendencia jurídica de alguna de las mismas).



Cuando existe falta de participación de algunos miembros del órgano de administración

 

Ocurre ocasionalmente, sobre todo en las sociedades donde todavía están bajo el control del fundador, pero que han dado el paso de abrir el órgano de administración a la siguiente generación, que existen los llamados “consejeros de firma”, es decir, aquellos miembros del consejo de administración que forman parte del mismo por decisión del fundador pero que no ejercen una labor independiente y dedicada, sino que se limitan a suscribir las decisiones tomadas por el fundador o por aquellos miembros de la familia encargados de la responsabilidad de la llevanza de la gestión de la compañía.

 

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